KEP KAYITLI ELEKTRONİK POSTA

KAYNAK: http://pttkep.gov.tr/sss.php

KEP NEDİR?

KEP resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlayan bir sistemdir. KEP sistemi;
Kullanıcılara genel e-posta hizmetlerine ilave olarak
* E-postaların ilgili kişiye gönderilip gönderilmediği,
* Gönderilmişse ulaşıp ulaşmadığı
* Gönderilen epostaya erişilip erişilmediği,
* Epostanın iletilme zamanını tespit edecek,
* İçeriğin değişmediğini garanti edecek,
* Hukuken geçerli delil seti oluşturacak

şekilde muhafaza edecek sistemdir.

YASAL ZORUNLULUĞU VAR MI?

Elektronik Tebligat Yönetmeliği, Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma başlığı ‘MADDE 7 – (1) Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır.’ Demektedir. Bu hüküm gereği, tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin(anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin) KEP hesap sahibi olması zorunludur.

KEP’İ HANGİ İŞLEMLER İÇİN KULLANABİLİRİM?

KEP’İ HANGİ İŞLEMLER İÇİN KULLANABİLİRİM?

Yeni Türk Ticaret Kanunu’nun 18(3) maddesi:

• “Tacirler arasında,
•  
• Diğer tarafı temerrüde düşürmeye,
• Sözleşmeyi feshe veya sözleşmeden dönmeye ilişkin
• İhbar
• İhtarlar

Noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.”
Ayrıca TTK’nın “Beyanlar, Belgeler ve Senetler” başlıklı 1525. maddesinde;
“Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18. maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla,

• İhbarlar,
• İhtarlar,
• İtirazlar ve benzeri beyanlar;
• Fatura,
• Teyit mektubu,
• İştirak taahhütnamesi,
• Toplantı çağrıları
• Ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi,

Elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder.
Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanun’un yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.”
TTK’nın ilgili maddelerinde sayılan bu işlemler eskiden sadece noterlerden, taahhütlü mektupla veya telgrafla yapılabilirken, bu hüküm gereği sayılan hizmetler KEP aracılığı ile sistemden sadece birkaç saniyede gerçekleştirilebilecektir. Muhatap bu söz konusu belgeyi almadığını iddia edemeyecek aldığı, okuduğu zamanlarla birlikte hukuki delil niteliği taşıyabilecektir.

KEP’İN SAĞLADIĞI İLAVE AVANTAJLAR NELERDİR?

KEP işlemlerin elektronik ortamda yapılmasından dolayı aşağıda sıralanan aşağıda sıralanan ilave avantajlar da sağlanmaktadır.

• Zaman kazancı
• Kâğıt arşiv kazancı
• Maliyet kazancı
• Resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılaması
• Ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesi
• Çevrenin korunması
•  

E-TEBLİGAT NEDİR?

Elektronik tebligat yönetmeliği kapsamına uygun olarak elektronik ortamda yapılan tebligatı ifade eder.

E-TEBLİGAT HİZMETİNİ HANGİ KURUM VE KURULUŞLAR SUNMAKTADIR?

Elektronik Tebligat yönetmeliği ‘Amaç ve Kapsam’ başlığı 1.maddesinde de belirtildiği üzere e-Tebligat sadece Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılabilir.

KEP DELİLİ NEDİR?

• Bir elektronik postanın;
• Ne zaman,
• Kim tarafından,
• Hangi KEPHS tarafından gönderildiği,
• Hangi KEPHS tarafından kabul edildiği,
• Kimin posta kutusuna ne zaman teslim edildiği,
• Ne zaman kim tarafından açıldığı/okunduğu,
İle ilgili verileri barındırır.

KEP DELİLLERİ PTT TARAFINDAN NE KADAR SÜRE MUHAFAZA EDİLMEKTEDİR?

KEP iletilerinize ilişkin deliller 20 yıl, e-Tebligatlarınıza ilişkin deliller ise PTT tarafından 30 yıl boyunca muhafaza edilir.

PTT KEPHS HANGİ HİZMETLERİ SUNMAKTA?

Gerçek Kişiler ve Tüzel Kişiler;
• Gönderici/Alıcı: KEP iletisi gönderebilir ve alabilir • Sadece Alıcı: Sadece KEP iletisi alabilir. (Gönderemez) hizmet türlerinden birini seçerek PTT KEP hizmetlerinden yararlanabilinir.
Katma Değerli Hizmetlerimiz; İlave Arşiv Alanı Hizmeti: KEP Hesabınızda kullanımınız için 100 MB’lik ücretsiz posta kutusu alanınız vardır. Daha fazla alana ihtiyacınız olduğu durumda aldığınız servis etkilenmeden bu hizmetten yararlandırılır ve ay sonunda kullanımınız doğrultusunda ücretlendirilirsiniz. SMS ile e-Posta Bildirim Hizmeti: Size gönderilen KEP’lerden anında haberdar olmak için SMS ile Bildirim Hizmetinden yararlanabilir ve bilgilendirme mesajının başvuru sırasında ilettiğiniz cep telefonuna SMS ile gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

PTT KEP SİSTEMİNİN KULLANIM ALANLARI NELER?

• Kamu içi resmi yazışmalar
• Kamu-özel kesim arası resmi yazışmalar
• Elektronik tebligat
• E-yazışma

KEP KULLANIMINA BAŞLAMAK İÇİN İZLEMEM GEREKEN ADIMLAR NELERDİR?

KEP Abonelik Başvurusu
a.Gerçek(özel) kişilerde;
Gerçek kişiler www.kep.gov.tr adresinden e-imza ile online başvuru yapılabilmektedir. Ancak yetkili PTT Merkez Müdürlüklerinden başvuru yapılmak istenmekte ise
* Kimlik tespiti için üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası olan nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve geçerli resmi belge ve başvuru sırasında doldurulacak Kep Başvuru Formunun görevli personele sunulması ile başvuru işlemi gerçekleştirilebilecektir. Başvuru formu aynı zamanda www.ptt.gov.tr adresinde de mevcuttur.
b.Tüzel Kişilerde;
Tüzel kişiler için başvuru işlemini kurum adına yetkilendirilmiş kimse gerçekleştirebilir. Bu yetkili kimse hizmeti veren PTT Merkez Müdürlüklerinden başvuru formunu temin edebilir aynı zamanda www.kep.gov.tr adresinden de başvuru formunu ve başvuru esnasında bulundurulması gerekli evrakları temin edebilir.
Başvurunuz esnasında vermeniz gereken evraklar incelenmesini müteakip yetkili personel tarafından KEP yetkilisi tarafından anında onaylanır.
KEP Kullanımına Başlama:
Başvurunuz onaylandıktan sonra tarafınıza şifre zarfınız ve bildirim metni verilir. Artık yasal dayanağı mevcut bir sistem olan KEP sistemine www.kep.gov.tr adresinden ulaşabilir ve ileti gönderip, alabilirsiniz.

KEP’E NEREDEN BAŞVURABİLİRİM?

Başvurular ilk etapta Ulus PTT Merkez Müdürlüğü’nden alınacaktır. İlerleyen günlerde 132 Merkez 172 gişeden bu hizmetin verilmesi sağlanacaktır. Yetkili PTT Merkez Müdürlükleri bilgisine www.kep.gov.tr adresinden ulaşılabilir.
Gerçek Kişiler;
Gerçek kişiler başvurularını hem www.kep.gov.tr adresinden online başvuru şeklinde hem de yetkili PTT Merkez Müdürlüklerinden resimli resmi kimlik ve başvuru formu ile yapabileceklerdir.
Tüzel Kişiler;
Tüzel kişiler başvurularını yalnızca yetkili PTT Merkez Müdürlüklerinden www.kep.gov.tr adresinde yer alan başvuru formu ve gerekli evrakları sağlayarak yapabileceklerdir.

BAŞVURU İÇİN GEREKLİ EVRAKLAR NELERDİR?

Gerçek ve Tüzel Kişiler için gerekli evraklara ve başvuru formları bilgisine www.kep.gov.tr adresinden ulaşılabilir

BİRDEN FAZLA KEP HESABI ALABİLİR MİYİM?

Gerçek Kişiler için;
Gerçek Kişiler KEP hesap adresleri Kimlik Numaralarına bağlı olarak sisteme tanımlanmaktadır. Bu sebepten ötürü gerçek kişi sadece tek bir KEP hesabı adresi alabilir.
(İsim).(soyisim)@hs01.kep.tr

Tüzel Kişiler için;
Tüzel Kişilerin KEP hesap adresleri Mersis Numaralarına VE Tüzel Kişi isimlerine bağlı olarak sisteme tanımlanmaktadır. Serbest seçim alanı değiştirerek birden fazla KEP hesap adresi alınabilir.

‘’(Mersis no).(serbest seçim alanı)@hs01.kep.tr
 (tüzel kişi adı).(serbest seçim alanı)@hs01.kep.tr’’

BİLGİSAYARIMA İNDİRMEM GEREKEN BİR PROGRAM VAR MI?

Uygulamanın sisteminizde sorunsuz çalışabilmesi için bilgisayarınızda;
* Java 1.6 ve üzeri, Adobe Acrobat Reader 8.0 ve üzeri ( Acrobat X hariç) versiyonları yüklü olmalıdır. (Uygulamayı kullanmadan önce Java Applet önbelleğinin temizlendiğinden emin olunuz.)
* Firefox 15.x ve üzeri, Google Chrome v23x ve üzeri taracılarının yüklü olması önerilmektedir. (Uygulamayı kullanmadan önce tarayıcı ayarlarınızdan önbelleği temizlediğinize emin olunuz.)

KEP DELİLLERİME NASIL ULAŞABİLİRİM?

Delillerinize iletinizin üzerinde yer alan ‘Seçenekler: Delilleri Göster’ seçeneğinden ulaşabilirsiniz. Ayrıca iletiye ait delili bu kısımdan indirebilir, gene posta kutunuzda yer alan ‘Delil Doğrulama’ bölümünden doğrulayabilirsiniz.
Yine posta kutunuzda ‘Klasör’ sekmesinin altında sıralanan ‘Gelen Deliller’ ve ‘Giden Deliller’ sekmelerinden herhangi bir tarih aralığında yaptığınız tüm gelen iletilerinizi ve gönderimlerin delillerini listeleyebilir ve alıcılara göre üretilen kanıtları görüntüleyebilirsiniz.

GÖNDERDİĞİM KEP'İN ALICIYA ULAŞIP ULAŞMADIĞINI NASIL ÖĞRENEBİLİRİM?

KEP iletisi gönderdiğinizde,
1. KEP’in PTT tarafından ne zaman alındığı,
2. KEP’in alıcının posta kutusuna ne zaman iletildiği,
3. KEP’in alıcı tarafından ne zaman okunduğuna,
İlişkin delil üretir.

POSTA KUTUMA ULAŞAN KEP İLETİSİNDEN NASIL HABERDAR OLURUM?

Standart e-posta adresinize gönderilen mail ve eğer bu hizmetten faydalanmak istiyorsanız cep telefonunuza gönderilecek bilgilendirme mesajları ile haberdar olabilirsiniz.

E-İMZA İŞLEMLERİMİ SORUNSUZCA GERÇEKLEŞTİREBİLMEK İÇİN SİSTEM GEREKSİNİMLERİ NELER?

* Java 1.6 ve üzeri, Adobe Acrobat Reader 8.0 ve üzeri ( Acrobat X hariç) versiyonları yüklü olmalıdır. (Uygulamayı kullanmadan önce Java Applet önbelleğinin temizlendiğinden emin olunuz.)
* Firefox 15.x ve üzeri, Google Chrome v23x ve üzeri taracılarının yüklü olması önerilmektedir. (Uygulamayı kullanmadan önce tarayıcı ayarlarınızdan önbelleği temizlediğinize emin olunuz.)

TESLİM ALINDI ONAYI ALMADIĞIM MAİL GÖNDERİLMİŞ OLUR MU

Hayır, teslim alındı onayı gelmeden e-postanın gönderilmiş sayılmaz.

KEP ’DEN GÖNDERECEĞİM E-POSTALAR DELİL YERİNE GEÇER Mİ

Evet. Göndereceğiniz e-postaların gönderi ve alındı onayı kesin olarak gönderildiğinde delil yerine geçmektedir

KEP GÖNDERİMLERİMDE BİR SINIR VAR MIDIR?

Hayır. Dilediğiniz adette KEP gönderebilirsiniz. Tarifeniz doğrultusunda ücretlendirilirsiniz

KEP REHBERİNDE KAYDIMIN OLMASI GEREKİYOR MU?

Tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunmaları kanunen zorunludur. Gerçek kişilerin ise KEP Rehberinde kayıtlarının bulunması isteğe bağlıdır.

REHBER SORGULAMA YAPTIĞIMDA ARADIĞIM KİŞİYİ BULAMIYORUM. NEDEN

Sorguladığınız kişinin rehberde kaydı olmadığı durumdur. Kişinin KEP adresi olup, KEP rehberinde yer almıyor da olabilir

DİĞER E-POSTA (GMAİL, HOTMAİL, MYNET VB.) ADRESİNE KEP GÖNDEREBİLİR MİYİM

Hayır. Sadece KEP hesap kullanıcılarına ileti gönderebilirsiniz

E-İMZANIN VE MOBİL İMZANIN KEP HİZMETİNDEKİ FONKSİYONU NEDİR?

* PTT KEP sistemine giriş aşamasında parola ve şifre kullanımına ikame olarak elektronik imza ve mobil imza ile de giriş sağlanmaktadır.
* Ayrıca KEP sisteminde ileti gönderilmek isteniyorsa bu sadece elektronik imza ile sağlanabilmektedir.(Mobil İmza ile ileti gönderilemez.)

E-İMZAM OLMADAN KEP GÖNDEREBİLİR MİYİM?

Hayır. KEP gönderimi için e-imza ya sahip olmalısınız. e-imza kullanmıyorsanız sadece size iletilen KEP’ gönderilerini alabilirsiniz.

KEP HESABIMI NASIL KULLANIMA KAPATABİLİRİM?

• PTT, KEP hesaplarının kapatılmasına ilişkin talepleri yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak alınmasını sağlayacaktır. PTT bu hizmeti 44 1 788 numaralı kurumsal çağrı merkezinden verecektir.
• Aynı zamanda KEP hesabı kullanıcısı kendiside internetten kapatma işlemini gerçekleştirebilecek veya Yetkili PTT Merkez’lerinden de gerekli başvuru formlarını doldurarak kapatma işlemini gerçekleştirebileceklerdir.
• Kapanan KEP hesabına ilişkin rehber kaydı PTT tarafından derhal silinir.

• PTT, kullanıma kapatılan KEP hesabından ileti gönderimi ve alımı engellemek, kapatılan KEP hesabını en az üç ay erişime açık tutmak ve bu sürenin sonunda ilgili KEP hesabını tamamen kullanıma kapatmakla yükümlüdür.

BİR KEP HESABINI BİRDEN FAZLA KİŞİ KULLANABİLİR Mİ?

Gerçek Kişiler KEP hesaplarını yalnızca kendileri kullanabilir. Özel Kişiler ise hesapları için, başvuru sırasında veya daha sonradan birden fazla işlem yetkilisi atanabilir.

KEP SAKLAMA ALANIM DOLDUĞUNDA NE OLACAK?

PTT KEPHS her bir KEP hesabı için kullanıcılarına ücretsiz 100 (yüz) MB (megabayt) posta kutusu alanı sağlar. Bu alan dolduktan sonra ileti gönderemezsiniz. Ancak almaya devam edersiniz.

HANGİ STANDARTLARI KULLANIYORSUNUZ?

Kişisel bilgi güvenliği ISO/IEC 27001:2005 ve BS 10012 standartları ile kontrol edilmektedir. ISO/IEC 27031:2011 standardına uygun iş sürekliliği yönetim sistemi bulunmaktadır.

KEP HESABIMDAKİ GÖNDERİNİN BOYUTU EN FAZLA NE KADAR OLMALI?

KEP gönderinizin, KEP sisteminden geçen büyüklüğü, en fazla 10MB olabilir.

KEP GÖNDERECEĞİM KİŞİ YA DA KURUMUN KEP'İ OLUP OLMADIĞINI NASIL ÖĞRENEBİLİRİM?

KEP rehberinden sorgulama yaparak öğrenebilirsiniz. KEP Rehberi sorgulamaları zorunlu veya isteğe bağlı rehber alanları kullanılarak gerçekleştirilir.

KEP HESABIMI KAPATTIKTAN SONRA, AYNI HESAP ADINI TEKRAR AÇTIRABİLİR MİYİM?

PTT KEP kullanıma kapatılan bir KEP hesabını yeniden başkasına tahsis etmez. Kullanıma kapatılan KEP hesabı, ancak hesap sahibinin tekrar talep etmesi, bunun için yeniden tahsis başvurusu yapması, kimlik tespiti için gerekli resmi kimlik belgelerini sağlaması ve hesap ücretini ödemesi hâlinde yeniden kullanıma açılabilir.

GEÇMİŞ TARİHTE GÖNDERDİĞİM E-POSTAMI SİLDİM. SİZDEN TEMİN EDEBİLİR MİYİM?

Hayır. PTT KEP yalnızca KEP Delillerini saklamaktadır.

KAYITLI ELEKTRONİK POSTA SİSTEMİNİ DÜZENLEYİCİ, DENETLEYİCİ KURUM HANGİSİDİR?

Kanun ile kendisine KEP sistemi ile ilgili ikincil düzenlemeleri yapma yetkisi ve görevi verilmiş olan kurum Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu’dur.

KULLANIM KILAVUZUNUZ VEYA BENZER BİR DOKÜMANINIZ VAR MI?

www.kep.gov.tr adresinden Gerçek ve Tüzel Kişiler için hazırlanan kullanım kılavuzlarına ulaşabilirsiniz.

KEP KULLANMA ZORUNLULUĞU VAR MIDIR

Elektronik Tebligat Yönetmeliği, Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma başlığı ‘MADDE 7 – (1) Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır.’ Demektedir. Bu hüküm gereği, tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin(anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerin) KEP hesap sahibi olması zorunludur.

TÜZEL KİŞİ OLARAK OLUŞTURDUĞUM HESAPTA İSTEDİĞİM KADAR KULLANICI EKLEYEBİLİR MİYİM?

Evet, istediğiniz sayıda işlem yetkilisi ekleyebilirsiniz.